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EDGAR: Preguntas Frecuentes (FAQ)

Todas las organizaciones no lucrativas que reciben donaciones o tienen acuerdos cooperativos con el Departamento de Educación de EU están sujetas a reglas que guían sus tramitaciones fiscales y programáticas. Estas reglas se llaman EDGAR (Reglas de Administración General del Departamento de Educación) y se ubican en volumen 34 del Código de Reglas Federales (CFR). Estos requisitos de EDGAR que abordamos a continuación se ubican en Partes 74 y 75.

Ya que el personal de la oficina de Administración de Servicios de Rehabilitación (RSA) Regional administra las donaciones de Título VII en todos menos unos pocos casos, ILRU solicitó su asistencia en identificar las preguntas más comunes de los centros para la vida independiente (CIL) respecto a la operación de los centros bajo EDGAR. Estas preguntas y sus respuestas están a continuación:

1. ¿Pueden los CIL presupuestar de nuevo o enmendar fondos de donación?
2. ¿Pueden los CIL comprar equipo con fondos de donación?
3. ¿Pueden los CIL usar fondos de remanente?
4. ¿Qué es ingreso de programa? ¿Cómo y cuándo deben usar el ingreso de programa?
5. ¿Cuándo necesitan autorización para cambios programáticos los CIL?
6. ¿Los CIL necesitan llenar la forma SF 269?
7. ¿Hay cualesquiera otros requisitos de enviar reportes para los CIL?
8. ¿Qué son "gastos indirectos"?
9. ¿Qué tipo de registros de tiempo del personal requiere EDGAR?
10.¿En dónde puedo obtener más información sobre EDGAR?

1. ¿Pueden los CIL presupuestar de nuevo o enmendar fondos de donación?

El presupuesto es el centro financiero de cualquier proyecto o programa otorgado una donación. Las reglas gobernando las revisiones se han liberalizado, permitiendo a los centros hacer la mayoría de las revisiones sin obtener autorización previa.

Los CIL necesitan autorización cuando hay cambios en la gama o los objetivos de la donación, cambios en empleados clave, ausencias de largo plazo de personal clave, la necesidad de más fondos federales, o de subotorgar, transferir o subcontratar cualquier trabajo no descrito en la solicitud aprobada.

Rara vez centros hacen cambios en la gama de la donación porque el financiamiento de Título VII Parte C está prometido para la operación general del centro, y porque los centros tienen tan gran misión.

Se les sugiere a los CIL, que están confundidos sobre si un cambio presupuestario requiere autorización previa, a contactar su oficina Regional.

Regla: 34 CFR 74.25 y 75.264

2. ¿Pueden los CIL comprar equipo con fondos de donación?

Los CIL pueden comprar equipo si los artículos están presupuestados en el premio de donación. El título del equipo permanece con el centro, aunque el CIL debe inventariar el equipo por lo menos cada dos años y mantener registros adecuados como la descripción, número de serie, fecha de compra / recibo, titularidad, etcétera del artículo. Cuando no se necesita más para la donación, el CIL puede usar el equipo para otras actividades patrocinadas por el gobierno federal. Si el equipo no se necesita para nada, hay reglas gobernando su eliminación.

Regla: 34 CFR 74.

3. ¿Pueden los CIL usar fondos remanentes?

Fondos remanentes son aquellos fondos de premio que no se desembolsaron durante el año fiscal, en el cual estuvieron otorgados. Un CIL puede obligar y desembolsar fondos remanentes en el año fiscal sucediendo al año fiscal en el cual los fondos estuvieron otorgados. Los CIL deben de entender que fondos de Título VII Parte C prometidos para la operación de los CIL no están otorgados a centros hasta el final del año fiscal en el cual estuvieron asignados. Por eso, en realidad, los centros sólo tienen el año fiscal que sucede al año fiscal en el cual los fondos estuvieron otorgados, para desembolsarlos. Fondos de Parte B no están sujetos a las mismas restricciones de tiempo y se pueden extender al próximo año fiscal (sujeto a la autorización de la Agencia Estatal VR que otorgó los fondos al CIL).

Regla: 34 CFR 364.6

4. ¿Qué es ingreso de programa? ¿Cómo y cuándo deben usar el ingreso de programa?

Ingreso de programa es ingreso bruto directamente generado por o ganado como resultado de una actividad de donación.
Esto puede incluir, pero no limitado a, los cargos por servicios realizados, el uso o arrendamiento de propiedad real o personal adquiridas bajo la donación, la venta de artículos o mercadería fabricados bajo un premio, comisiones, ganancias, e interés devengado de préstamos. No incluye interés devengado después de la conclusión del periodo de donación.

Ingreso de programa se puede usar para promover los objetivos de la donación o reducir los gastos totales del proyecto.

Ingreso de programa se trata como otros fondos de donación y se puede extender por un año.

Regla: 34 CFR 74.2 y 74.24

5. ¿Cuándo necesitan autorización para cambios programáticos los CIL?

Al igual que con revisiones presupuestarias, los destinatarios de donación deben pedir autorización previa de la RSA de revisiones del programa, cuando hay cambio en la gama del proyecto, cambio en empleados claves, ausencias de largo plazo de personal clave, una reducción significante (25% o más) en tiempo dedicado al proyecto por el Director del Proyecto, la necesidad por fondos adicionales federales, o subotorgar, transferir o subcontratar cualquier trabajo no descrito en la
solicitud. De lo contrario, la autorización previa no es necesaria, pero el CIL debe reportar desviaciones de los planes del programa.

Regla: 34 CFR 74.25

6. ¿Los CIL necesitan llenar la forma SF 269?

La SF (Forma Estándar) 269 es el Reporte del Estado Financiero, que se debe llenar anualmente por los CIL. Se usa para reportar el estado fiscal del ingreso y los gastos de donación para el periodo de informar.

El Departamento puede requerir que la forma se llene tan a menudo como trimestral, pero nunca menos frecuente que anualmente. Reportes trimestrales están propuestos dentro de 30 días del fin del trimestre, y reportes anuales están propuestos dentro de 90 días del fin del año del contrato. Una extensión de las fechas de entrega para los reportes se puede aprobar si la pide el CIL.

El reporte mismo es bien claro y relativamente fácil para llenar. El personal de la Oficina Regional reporta que la mayoría de los errores en la SF 269 son de oficina, en naturaleza.

7. ¿Hay cualesquiera otros requisitos de enviar reportes para los CIL?

Además, los CIL deben cumplir con los requisitos de Sec. 704 del Acto de Rehabilitación (Título IV del Acto de Inversión en los Trabajadores de 1998), en llenar un reporte anual de desempeño, conocido como el "Reporte 704". El Reporte 704 se ocupa 1) del acatamiento del CIL con las normas e indicadores para centros para la vida independiente y 2) el progreso del CIL en ocuparse con las metas y objetivos afirmados en la donación.

El CIL debe también hacer arreglos para un examen fiscal independiente anual como está requerido por Sección 725(c)(7) del Acto de Rehabilitación.

En algunas circunstancias, la RSA puede imponer consideraciones especiales al premio para centros que no, por una razón u otra, se conformó a los requisitos del Departamento. Si esto pasa, el personal de la Oficina Regional de RSA, en nombre del Departamento, informará al centro cuáles requisitos especiales son, por qué se han impuesto, qué pasos necesita tomar el CIL para resolver el problema, cuánto tiempo el CIL tiene para resolver el problema, y cómo el CIL puede pedir reconsideración de los requisitos adicionales.

Regla: 34 CFR 74.14 y 74.51

8. ¿Qué son "gastos indirectos"?

Aquí está la definición del Circular A-122 de la Oficina de Administración y Presupuesto:

Gastos indirectos son esos que han sido incurridos por objetivos comunes o colectivos y no se pueden identificar fácilmente con un gasto final en particular del objetivo.

Gastos indirectos típicamente se incurren por organizaciones que reciben su financiación de más de una fuente y tienen más de un objetivo. Algunos ejemplos de gastos indirectos son gastos de toda la organización que no están atribuibles a un proyecto en particular en la organización pero son necesarios para la operación del proyecto y la organización, tal como salarios y gastos de los ejecutivos administrativos, administración del personal y contabilidad o el gasto de operación y manutención de instalaciones.

EDGAR refiere destinatarios a los principios de gastos afirmados en Circular A-122 que aborda las diferencias entre gastos directos e indirectos y los principios para determinar la tasa general de gastos indirectos que un donatario puede usar.

Todos los CIL que quieren reclamar gastos indirectos en sus donaciones deben establecer una tasa de gastos indirectos primero. Esto lo hacen por desarrollar una propuesta de la tasa de gastos indirectos, que sigue las instrucciones afirmadas en Circular A-122, determinando el porcentaje de su presupuesto total representado por gastas indirectos, y proponerla al Personal para la Determinación de los Gastos Indirectos del Departamento de Educación de EU para su aprobación. Un CIL debe tener un acuerdo actual de la tasa de gastos indirectos con el Departamento de Educación para cobrar gastos indirectos a una donación. El Departamento generalmente aprueba los acuerdos de la tasa de gastos indirectos anualmente.

Regla: 34 CFR 74.27, 75.560, 75.561, y 75.564

9. ¿Qué tipo de registros de tiempo del personal requiere EDGAR?

El Circular A-122 de OMB se refiere a los sueldos del personal, beneficios adicionales, bonos similares y paga incentivo como "servicios personales". Pago para servicios personales incluye toda compensación pagada actualmente o acumulada por el CIL de las donaciones del Departamento de Educación, y está basado en los registros de distribución de tiempo archivados por el centro.

Para cada donación del Departamento de Educación, los CIL deben mantener registros que muestran el número de horas o el porcentaje del tiempo transcurrido en el proyecto financiado por la donación del empleado. En esencia, las hojas de presencia deben indicar cuánto tiempo el empleado transcurrió específicamente en actividades de la donación, y facturar al gobierno por consiguiente.

Regla: 34 CFR 74.27 y 74.53

10. ¿En dónde puedo obtener más información sobre EDGAR?

Cada destinatario de una donación otorgada por el Departamento de Educación debe asegurar que tiene una copia de EDGAR. La mayoría de oficinas regionales rutinariamente distribuyen copias de EDGAR a los CIL, pero si no tiene una puede obtener la última versión de EDGAR de: http://ocfo.ed.gov/grntinfo/edgar.htm.
También puede asegurar una copia del Circular A-122 de http://www.whitehouse.gov/omb/circulars/a122/a122.html/

Reconocimientos

Este resumen de datos principales estuvo preparado por Bob Michaels. Extendemos nuestro aprecio a Gayle Palumbo, Administración de RSA y Analista del Programa en Región IX y a James Billy, Jefe, Sucursal de Vida Independiente, RSA, por estar de acuerdo de revisar estas respuestas.

El IL NET es un proyecto colaborativo de Independent Living Research Utilization (ILRU) y el National Council on Independent Living (NCIL), con el financiamiento de la Administración de Servicios de Rehabilitación.

ILRU es un programa del Institute for Rehabilitation and Research (TIRR), reconocido nacionalmente, un centro autoportante de rehabilitación médica para personas con discapacidades físicas y cognitivas. TIRR es parte de los Sistemas TIRR, que es una corporación no lucrativa dedicada a proveer un continuo de servicios a individuos con discapacidades.

Este FAQ de EDGAR se puede reproducir para el uso no comercial sin el permiso prior si el autor y ILRU están citados.

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The mission of the IL NET is to provide training and technical assistance on a variety of issues central to independent living today--understanding the Rehab Act, what the statewide independent living council is and how it can operate most effectively, management issues for centers for independent living, systems advocacy, computer networking, and others. Training activities are conducted conference-style, via long-distance communication, webcasts, through widely disseminated print and audio materials, and through the promotion of a strong national network of centers and individuals in the independent living field.

ILRU is a program of The Institute for Rehabilitation and Research (TIRR), a nationally recognized, free-standing medical rehabilitation facility for persons with physical and cognitive disabilities. TIRR is part of TIRR Systems, which is a not-for-profit corporation dedicated to providing a continuum of services to individuals with disabilities.

Substantial support for development of this publication was provided by the Rehabilitation Services Administration, U.S. Department of Education. The content is the responsibility of ILRU and no official endorsement of the Department of Education should be inferred.